samedi 1 octobre 2011

Logiciel de messagerie électronique

Personnellement, le logiciel de messagerie électronique est un logiciel que j'utilise en permanence. C'est une réalité : dans notre métier de télésecrétaire, nous passons une grande partie de notre temps à travailler et à communiquer par mail avec nos clients, nos prospects, nos consoeurs... 

Pour ma part, j'utilise Outlook 2007 depuis un peu plus d'un an. J'avoue qu'au début je ne m'en servais que pour le strict minimum : l'envoi et la réception de mails, mais au fur et à mesure j'ai appris que ce logiciel contenait de nombreuses fonctionnalités : un journal d'activités équipé d'un minuteur, très pratique lorsque l'on facture un travail à l'heure ; la possibilité de créer des règles, afin que les mails provenant de telle ou telle personne aillent dans un dossier bien précis ; ainsi que la création d'alertes.

Cette dernière fonctionnalité, je viens tout juste de la mettre en place. Cela me permet de savoir que s'il y a une alerte, cela signifie que le mail provient d'un expéditeur "important". Je n'ai plus besoin de retourner dans ma boîte de réception pour aller consulter mes mails. 

Il existe également une partie "calendrier" avec une possibilité de le partager ou d'envoyer une note aux personnes invitées à être présentes à un rendez-vous.

Voilà, je dirais qu'il s'agit d'un très bon outil pour les secrétaires indépendantes que nous sommes.

Si vous souhaitez que je vous explique comment utiliser ces fonctionnalités dites-le moi !