Aujourd'hui, j'ai envie de vous faire part d'un petit conseil s'adressant aux secrétaires indépendantes, notamment à celles qui proposent des prestations de retranscription.
Lorsqu'un client vous propose une nouvelle mission et que vos échanges se font par téléphone, il est impératif de confirmer par mail les propos échangés, consignes données et délai annoncé. En bref, il vous faut faire une petite retranscription de l'échange ;-)
Il se peut que parfois les interlocuteurs ne se soient pas totalement compris. Ou bien si l'échange téléphonique date un peu, il est possible qu'on ne se souvienne plus précisément des consignes données. Il se peut également que le client soit de mauvaise foi et assure vous avoir donné telle consigne ou tel délai, alors que personnellement vous êtes persuadé que le client vous a dit autre chose.
C'est la raison pour laquelle en confirmant immédiatement par écrit la conversation que l'on vient d'avoir, la personne qui reçoit le message peut tout de suite se rende compte qu'il y a une incompréhension, ce qui évite de rendre une transcription qui correspond pas du tout à l'attente du client. Surtout qu'en retranscription, il existe différents styles.
C'est la raison pour laquelle en confirmant immédiatement par écrit la conversation que l'on vient d'avoir, la personne qui reçoit le message peut tout de suite se rende compte qu'il y a une incompréhension, ce qui évite de rendre une transcription qui correspond pas du tout à l'attente du client. Surtout qu'en retranscription, il existe différents styles.
De plus, une secrétaire indépendante doit absolument conserver une trace écrite des différents échanges, car ils peuvent servir de preuves en cas de litige, notamment devant un Tribunal dans le pire des cas.
Jusqu'à ce jour, je n'avais jamais mis en pratique ce bon conseil, mais voilà il m'a fallu être confrontée au problème pour ne plus jamais oublié de le faire !
Jusqu'à ce jour, je n'avais jamais mis en pratique ce bon conseil, mais voilà il m'a fallu être confrontée au problème pour ne plus jamais oublié de le faire !