Un petit conseil d'une secrétaire indépendante

Aujourd'hui, j'ai envie de vous faire part d'un petit conseil s'adressant aux secrétaires indépendantes, notamment à celles qui proposent des prestations de retranscription. 

Lorsqu'un client vous propose une nouvelle mission et que vos échanges se font par téléphone, il est impératif de confirmer par mail les propos échangés, consignes données et délai annoncé. En bref, il vous faut faire une petite retranscription de l'échange ;-)

Il se peut que parfois les interlocuteurs ne se soient pas totalement compris. Ou bien si l'échange téléphonique date un peu, il est possible qu'on ne se souvienne plus précisément des consignes données. Il se peut également que le client soit de mauvaise foi et assure vous avoir donné telle consigne ou tel délai, alors que personnellement vous êtes persuadé que le client vous a dit autre chose.

C'est la raison pour laquelle en confirmant immédiatement par écrit la conversation que l'on vient d'avoir, la personne qui reçoit le message peut tout de suite se rende compte qu'il y a une incompréhension, ce qui évite de rendre une transcription qui correspond pas du tout à l'attente du client. Surtout qu'en retranscription, il existe différents styles. 

De plus, une secrétaire indépendante doit absolument conserver une trace écrite des différents échanges, car ils peuvent servir de preuves en cas de litige, notamment devant un Tribunal dans le pire des cas.

Jusqu'à ce jour, je n'avais jamais mis en pratique ce bon conseil, mais voilà il m'a fallu être confrontée au problème pour ne plus jamais oublié de le faire !

Comment se référencer en tant que secrétaire indépendante

Il est effectivement très important pour une secrétaire indépendante d'être visible sur la toile et, par conséquent, de travailler son référencement. 

Pour cela, je m'affaire à enregistrer régulièrement Assist'alinéa sur différents annuaires. 

Le dernier annuaire en date, sur lequel je me suis inscrite, est réellement spécialisé pour les secrétaires indépendantes travaillant sur site ou à distance. Lexiris est un annuaire très professionnel. Il permet le référencement dans différentes prestations : secrétariat juridique, retranscription, saisie de constats d'huissiers, ... 

Lexiris propose également aux prospects de laisser des annonces ou offres de missions sur le site. Toutefois, si une secrétaire indépendante souhaite accéder directement aux coordonnées de l'annonceur, elle doit prendre un abonnement Premium. Je vous rassure : le coût de l'abonnement est minime en comparaison de ce qu'il peut nous rapporter.

De plus, Lexiris est très bien réalisé dans le sens où il explique vraiment aux prospects ce qu'est le métier de secrétaire indépendante, ainsi que les avantages pour chaque prestation.

Je vous invite vivement à vous référencer sur cette annuaire très pro !  

Ma journée type de télésecrétaire juridique indépendante

Aujourd'hui j'ai envie de vous décrire ma journée idéale en tant que télésecrétaire juridique indépendante. 

Etant une mampreneur, je débute ma journée en accompagnant ma fille à l'école. 

Dès mon retour, je consacre ma première demi-heure de travail à la lecture des mails, aux réponses à y apporter, à revoir ma to do list de la journée et s'il me reste du temps je fais un petit tour sur mes forums préférés ou réseaux sociaux.

Ensuite, je m'attaque à mes travaux de retranscription audio, et ce, jusqu'à ma pause déjeuner. En général le matin, j'aime bien me consacrer aux dictées de mes avocats, experts ou huissiers. Naturellement, je planifie toujours mes travaux en fonction des délais annoncés aux clients.

Juste avant de déjeuner, j'essaie de consacrer un peu de temps à mon blog ou aux forums si je n'en ai pas eu le temps le matin. En général, ma pause déjeuner dure moins d'une heure.

A la reprise, je vérifie mes mails. J'aime consacrer mon début d'après-midi à la retranscription des réunions pour lesquelles j'ai des délais plus longs que pour mes travaux juridiques. Je transcris majoritairement des réunions de CE. Lorsque je reçois une demande de devis pour ce type de travail, je suis assez exigeante. Je n'accepte ces missions que si le son est de qualité et les personnes disciplinées. C'est un choix, mais comme cela je m'assure un certain confort de travail.

Je travaille généralement sur ce travail jusqu'à 18h en ayant une coupure pour aller rechercher la puce à l'école.

Ensuite, les deux prochaines heures sont consacrées à la prospection et au référencement.

Je tiens à préciser que ceci est une journée idéale comme je les aime. Il faut savoir qu'en tant que secrétaire indépendante juridique, je suis souvent amenée à gérer des urgences et par conséquent à revoir au fur et à mesure mon organisation quotidienne.