Bientôt une nouvelle rubrique

Depuis le début de mon activité en transcription, que ce soit dans le domaine juridique ou celle de réunions IRP, j'ai toujours constaté que cela était très enrichissant du point de vue du vocabulaire.

J'apprends régulièrement de nouveaux termes pour lesquels je m'empresse d'aller regarder la signification dans le dictionnaire.

J'ai donc décidé d'en faire profiter mes lecteurs et lectrices, et d'ouvrir une nouvelle rubrique qui s'intitulera Lexique ou Vocabulaire : je ne suis pas encore fixée :-)

Alors à très vite pour mes premières définitions.

Pédale et logiciel retranscription

Suite à certaines conversations que j'avais pu avoir avec quelques unes de mes consœurs spécialisées en retranscription, j'ai décidé de suivre leur conseil et de m'intéresser à un outil que la plupart des télésecrétaires utilisent, à savoir une pédale.

Après quelques recherches sur internet, j'ai fixé mon choix sur une pédale d'un modèle Olympus : la RS28 et son logiciel DSS Player Standard.

Bien qu'un peu sceptique au moment de l'achat, je me suis lancée. Et je dois dire que je ne regrette pas du tout. Au bout de deux jours, j'avais déjà pris mes marques. J'ai été très surprise de constater que ma vitesse de retranscription avait doublé ! 

De plus, le logiciel est très bien fait et pratique avec ça. Il me permet de trier mes fichiers audio par client, de mettre des commentaires, de placer des index, de passer d'un fichier à un autre sans perdre l'endroit où je m'étais arrêtée et d'avoir une petite barre de défilement du temps tout en saisissant. Enfin bref, je ne pourrais plus m'en passer !! 

Moralité : pour bien travailler, il faut de bons outils :-)

Alors, investissez !

Travail à domicile et organisation

Tout d'abord, sachez que je suis désolée de ne pas avoir pu écrire plus tôt. Mais la raison en est que j'ai beaucoup de travail en ce moment. D'où cet article sur la difficulté de trouver son organisation quand on travaille à domicile.

Contrairement à ce que de nombreuses personnes peuvent penser, ce n'est pas parce que nous travaillons de chez nous qu'il est plus facile de concilier travail, ménage, enfant, école, courses... et j'en passe.

Lorsque l'on est salarié, les jours de repos peuvent être consacrés entièrement à ces tâches sans avoir à se soucier d'autres choses. En tant que secrétaire indépendante, surtout les premières années, il est très difficile de pouvoir déterminer ou prendre une journée de repos dans la semaine et même parfois le week-end. 

Pour ma part, j'ai même parfois du mal à organiser une journée entière, car il peut toujours avoir une urgence à gérer et toute l'organisation de la journée tombe à l'eau. 

Récemment une personne a ouvert une discussion sur le forum des télésecrétaires concernant les horaires et les amplitudes d'horaires. Ce qui m'a rassuré à la lecture des réponses, c'est que je ne suis pas là seule à ne pas avoir d'horaires ni de jours fixes. Lorsque l'on décide de se lancer dans l'aventure, il ne faut vraiment pas avoir peur de faire beaucoup d'heures, de travailler très tard ou de travailler le week-end. 

Alors le conseil que je pourrais donner aux futur(e)s télésecrétaires est de profiter de chaque instant de "calme" pour faire les à côté et de ne jamais remettre ce qui peut être fait de suite à demain.

A très vite j'espère.

Logiciel de messagerie électronique

Personnellement, le logiciel de messagerie électronique est un logiciel que j'utilise en permanence. C'est une réalité : dans notre métier de télésecrétaire, nous passons une grande partie de notre temps à travailler et à communiquer par mail avec nos clients, nos prospects, nos consoeurs... 

Pour ma part, j'utilise Outlook 2007 depuis un peu plus d'un an. J'avoue qu'au début je ne m'en servais que pour le strict minimum : l'envoi et la réception de mails, mais au fur et à mesure j'ai appris que ce logiciel contenait de nombreuses fonctionnalités : un journal d'activités équipé d'un minuteur, très pratique lorsque l'on facture un travail à l'heure ; la possibilité de créer des règles, afin que les mails provenant de telle ou telle personne aillent dans un dossier bien précis ; ainsi que la création d'alertes.

Cette dernière fonctionnalité, je viens tout juste de la mettre en place. Cela me permet de savoir que s'il y a une alerte, cela signifie que le mail provient d'un expéditeur "important". Je n'ai plus besoin de retourner dans ma boîte de réception pour aller consulter mes mails. 

Il existe également une partie "calendrier" avec une possibilité de le partager ou d'envoyer une note aux personnes invitées à être présentes à un rendez-vous.

Voilà, je dirais qu'il s'agit d'un très bon outil pour les secrétaires indépendantes que nous sommes.

Si vous souhaitez que je vous explique comment utiliser ces fonctionnalités dites-le moi !

Secrétariat juridique : ma spécialisation

Après quelques mois d'activité, j'ai pris la décision de spécialiser mon entreprise dans le secrétariat juridique. Pourquoi ?

Tout d'abord, le droit a toujours été présent durant mes études, et déjà à cette période, cette matière m'intéressait énormément. Vous pourriez alors me demander pourquoi je n'ai pas souhaité m'orienter vers le métier d'avocat. Et bien tout simplement, car je ne pensais pas avoir cette qualité d'orateur si importante pour pratiquer ce métier. 

Ensuite, au tout début de mon activité, grâce au forum dont je vous ai déjà parlé plusieurs fois, j'ai fait ma première belle rencontre, Séverine Derrien, secrétaire juridique. A l'époque, elle cherchait une personne pour compléter son équipe, afin de lui venir en aide pendant ses congés ou période de suractivité. Après avoir passé des tests, et oui c'est une pratique courante dans notre métier, elle m'a accordée sa confiance. Elle m'a donc formée à ce métier et m'en apprend encore tous les jours. Je ne la remercierai jamais assez, car grâce à elle, mon entreprise a pris un beau départ, et cela m'a donné confiance pour la suite. De plus, elle est devenue une véritable amie, une personne sur qui je sais que je peux compter, demander des conseils professionnels mais également personnels. Il ne reste plus qu'à la rencontrer pour de vrai :-)

Désormais je travaille régulièrement pour des avocats, et je dois dire que c'est véritablement ce que je préfère faire. Je trouve que cela rend mon travail passionnant, très intéressant et surtout, étant donné que chaque dossier est différent, je ne ressens pas de routine ou d'ennui dans mon travail de télésecrétaire.

Je souhaite à tous et toutes d'être autant passionnés et motivés que moi dans leur travail.

Word : document contenant page portrait et page paysage

Comme promis, je vous donne l'astuce apprise dernièrement concernant la mise en page d'un document Word contenant des pages orientées en mode portrait et d'autres en mode paysage.

Faire en début et en fin de page un saut de section : Mise en page, Saut de page, choisir saut de section - page suivante.

Ensuite tout simplement aller dans Mise en plage, Orientation, et choisir entre paysage et portrait selon vos besoins. 

Faire attention car si vous avez un sommaire avec numérotation des pages dans votre document, le fait d'avoir intégré un saut de section modifie celle-ci. Elle repart à zéro. Il faut également faire une manipulation spéciale pour lier le tout. 

Placez-vous sur la page où la numérotation a redémarré à zéro, puis allez dans Entête ou Bas de page, selon où se situe votre numérotation : Modifier l'entête, Numéro de page, Format numéro de page, cocher à la suite de la section précédente.

Et voilà le tour est joué !

Bureautique : savoir demander des conseils ou des astuces

Ce n'est pas parce qu'une télésecrétaire passe une grande partie de son temps sur ordinateur qu'elle en connaît tous les rouages ou bien qu'elle maîtrise parfaitement chaque logiciel.

Parfois, un client peut avoir un besoin spécifique, et c'est bien à nous de nous adapter et de trouver la solution. Pas question de lui répondre, je ne sais pas faire, de lui envoyer un travail différent de ce qu'il attend (dans la mesure du possible naturellement) ou d'arranger le travail à sa sauce.

Alors, si après avoir cherché les solutions par soi-même, on ne trouve toujours pas, il faut savoir demander de l'aide. Il ne faut surtout pas passer 3h à s'acharner sur un problème, car ce serait une perte de temps et par conséquent une perte de rentabilité. Et qui sait, un jour c'est peut-être nous qui donnerons la solution. 

D'où l'importance d'être bien entouré et de faire partie de forum spécialisé. Internet est également une mine d'or, lorsqu'on se pose des questions.

Tout dernièrement, j'avais une mise en page particulière à réaliser pour un client. Après quelques recherches et essais, je n'avais pas réussi à effectuer celle-ci de la façon dont le souhaitait le client. Je suis vite allée sur mon forum de télésecrétariat pour savoir si certaines de mes consoeurs avaient été confrontées à ce souci. Et là, j'ai eu la solution en moins de 5 minutes (merci à Myriam et Stéphanie :-))

J'ai donc pu respecter les délais donnés à mon client et tout le monde était satisfait : le client a eu ce qu'il souhaitait et moi je n'ai pas perdu de temps. De plus, j'ai encore appris quelque chose. 

Je partagerai donc dans mon prochain article cette astuce : avoir une mise page paysage et portrait dans un même document.