lundi 26 novembre 2012

Secrétaire indépendante : soigner ses réponses aux annonces ou demandes de devis

Lorsqu'une secrétaire indépendante répond à une offre de mission ou à une demande de devis, notamment pour de la transcription, il est important qu'elle soigne sa réponse afin de se démarquer des consœurs susceptibles de répondre également. 

J'avoue que depuis le début, lorsque je réponds à des annonces, j'envoie uniquement mon devis accompagné d'un petit message du type "Suite à votre annonce, vous trouverez patati patata..." mais je comprends désormais les raisons pour lesquelles je n'ai jamais eu de réponse positive par ce biais : ça fait réponse bateau et pas motivée... Les missions que j'ai décrochées, l'ont été suite à des conversations téléphoniques avec le prospect lors desquelles le contact est bien passé. 

Voulant absolument décrocher de nouveaux clients ou belles missions volumineuses, notamment en transcription audio, j'ai décidé de changer les choses. 

Suite à des retours, j'ai appris que les prospects ne regardent pas uniquement le prix, voire même que le prix n'est pas le critère de choix. Ils recherchent une certaine sécurité pour l'envoi de leur fichier son, qui peuvent parfois contenir des informations confidentielles. Ils souhaitent également en savoir plus sur notre façon de travailler et être rassuré sur le fait que le travail sera de qualité.

Il faut que nos réponses intègrent ses données. 

De plus, pour les travaux de transcription (ou retranscription, terme davantage utilisé même s'il ne devrait pas l'être), je vais mettre en place un petit questionnaire afin de coller le plus possible aux besoins des clients, car même s'il existe des usages, chaque client a une attente différente.

Et oui, les secrétaires indépendantes doivent se battre sur tous les fronts, référencement, prospection, communication ! 






mardi 23 octobre 2012

Un petit conseil d'une secrétaire indépendante

Aujourd'hui, j'ai envie de vous faire part d'un petit conseil s'adressant aux secrétaires indépendantes, notamment à celles qui proposent des prestations de retranscription

Lorsqu'un client vous propose une nouvelle mission et que vos échanges se font par téléphone, il est impératif de confirmer par mail les propos échangés, consignes données et délai annoncé. En bref, il vous faut faire une petite retranscription de l'échange ;-)

Il se peut que parfois les interlocuteurs ne se soient pas totalement compris. Ou bien si l'échange téléphonique date un peu, il est possible qu'on ne se souvienne plus précisément des consignes données. Il se peut également que le client soit de mauvaise foi et assure vous avoir donné telle consigne ou tel délai, alors que personnellement vous êtes persuadé que le client vous a dit autre chose.

C'est la raison pour laquelle en confirmant immédiatement par écrit la conversation que l'on vient d'avoir, la personne qui reçoit le message peut tout de suite se rende compte qu'il y a une incompréhension, ce qui évite de rendre une transcription qui correspond pas du tout à l'attente du client. Surtout qu'en retranscription, il existe différents styles. 

De plus, une secrétaire indépendante doit absolument conserver une trace écrite des différents échanges, car ils peuvent servir de preuves en cas de litige, notamment devant un Tribunal dans le pire des cas.

Jusqu'à ce jour, je n'avais jamais mis en pratique ce bon conseil, mais voilà il m'a fallu être confrontée au problème pour ne plus jamais oublié de le faire !






mercredi 10 octobre 2012

Comment se référencer en tant que secrétaire indépendante

Il est effectivement très important pour une secrétaire indépendante d'être visible sur la toile et, par conséquent, de travailler son référencement

Pour cela, je m'affaire à enregistrer régulièrement Assist'alinéa sur différents annuaires. 

Le dernier annuaire en date, sur lequel je me suis inscrite, est réellement spécialisé pour les secrétaires indépendantes travaillant sur site ou à distance. Lexiris est un annuaire très professionnel. Il permet le référencement dans différentes prestations : secrétariat juridique, retranscription, saisie de constats d'huissiers, ... 

Lexiris propose également aux prospects de laisser des annonces ou offres de missions sur le site. Toutefois, si une secrétaire indépendante souhaite accéder directement aux coordonnées de l'annonceur, elle doit prendre un abonnement Premium. Je vous rassure : le coût de l'abonnement est minime en comparaison de ce qu'il peut nous rapporter.

De plus, Lexiris est très bien réalisé dans le sens où il explique vraiment aux prospects ce qu'est le métier de secrétaire indépendante, ainsi que les avantages pour chaque prestation.

Je vous invite vivement à vous référencer sur cette annuaire très pro !  


lundi 8 octobre 2012

Ma journée type de télésecrétaire juridique indépendante

Aujourd'hui j'ai envie de vous décrire ma journée idéale en tant que télésecrétaire juridique indépendante

Etant une mampreneur, je débute ma journée en accompagnant ma fille à l'école. 

Dès mon retour, je consacre ma première demi-heure de travail à la lecture des mails, aux réponses à y apporter, à revoir ma to do list de la journée et s'il me reste du temps je fais un petit tour sur mes forums préférés ou réseaux sociaux.

Ensuite, je m'attaque à mes travaux de retranscription audio, et ce, jusqu'à ma pause déjeuner. En général le matin, j'aime bien me consacrer aux dictées de mes avocats, experts ou huissiers. Naturellement, je planifie toujours mes travaux en fonction des délais annoncés aux clients.

Juste avant de déjeuner, j'essaie de consacrer un peu de temps à mon blog ou aux forums si je n'en ai pas eu le temps le matin. En général, ma pause déjeuner dure moins d'une heure.

A la reprise, je vérifie mes mails. J'aime consacrer mon début d'après-midi à la retranscription des réunions pour lesquelles j'ai des délais plus longs que pour mes travaux juridiques. Je transcris majoritairement des réunions de CE. Lorsque je reçois une demande de devis pour ce type de travail, je suis assez exigeante. Je n'accepte ces missions que si le son est de qualité et les personnes disciplinées. C'est un choix, mais comme cela je m'assure un certain confort de travail.

Je travaille généralement sur ce travail jusqu'à 18h en ayant une coupure pour aller rechercher la puce à l'école.

Ensuite, les deux prochaines heures sont consacrées à la prospection et au référencement.

Je tiens à préciser que ceci est une journée idéale comme je les aime. Il faut savoir qu'en tant que secrétaire indépendante juridique, je suis souvent amenée à gérer des urgences et par conséquent à revoir au fur et à mesure mon organisation quotidienne.

lundi 24 septembre 2012

Les statistiques de votre site de télésecrétaire juridique

Votre boîte mail vous semble vide. Vos journées vous paraissent peu chargées. Il est temps de reprendre la prospection ainsi que le référencement de votre site de secrétaire juridique indépendante.

Mais comment savoir que votre travail est efficace mis à part les demandes de renseignements ou de devis.

Pour ma part, j'utilise ce site : sitemeter. Cela me permet de connaître le nombre de visites par jour, le nombre de pages visionnées ainsi que la durée de la visite.

Par conséquent, après l'envoi d'un emailing, je peux voir si celui-ci a aiguisé la curiosité des destinataires.

Il en est de même pour le référencement, si mon site obtient davantage de visites cela signifie que mon travail est bon et qu'il faut que je continue dans cette voie.

Une secrétaire indépendante, peu importe sa spécialité, juridique ou autres, doit toujours veiller à être visible sur le net.






mardi 18 septembre 2012

Comment prospecter en tant que télésecrétaire juridique ?

Aujourd'hui, si j'avais un conseil à donner ce serait de ne jamais lâcher la prospection. Plus facile à dire qu'à faire...

Lorsqu'une secrétaire juridique indépendante commence à avoir un certain volume de travail, elle n'a plus forcément le temps de prospecter. Bien sûr tant que le travail rentre, cela ne pose pas de problème. Mais le hic, c'est que dans le monde du télétravail, et notamment du secrétariat juridique, le volume d'activité peut être assez variable pour différentes raisons : Nos clients, avocats ou huissiers, peuvent connaître une baisse d'activité ou prendre des congés, ils peuvent également être "infidèles", ce qui peut nous entraîner une diminution du chiffre d'affaires. 

Par conséquent, il faut continuer à prospecter et développer son portefeuille d'adresses. 

Je ne sais pas encore quelle est la meilleure organisation pour cela. Faut-il se réserver une demi-journée voire une journée par semaine ou bien un créneau horaire chaque jour... ? 

A chacune de trouver la méthode qui lui convienne ! 


jeudi 13 septembre 2012

Qu'est-ce qu'un dol ?

Aujourd'hui, un terme juridique : le dol.

Il s'agit d'une manœuvre de la part d'un cocontractant dans le but de tromper l'autre partie afin d'obtenir son consentement. Le dol entraîne la nullité du contrat. 

Par ex : un vendeur de voiture qui ment à un futur acheteur en affirmant que le véhicule est équipé de telle option dans le but de le lui vendre, alors que sans cette option l'acheteur aurait choisi un autre véhicule. Si le vendeur fait apparaître cette option sur le bon de commande et que la voiture n'en est pas équipée, cela peut être considéré comme un dol et le contrat d'achat peut donc être annulé.  

Expression en découlant : manœuvre dolosive.





mercredi 12 septembre 2012

Un peu de vocabulaire

Vocabulaire général :

Je viens de découvrir un nouveau sens au verbe "être édifié". 

Ce verbe fait dans un premier temps penser à la construction d'un édifice, mais cela ne collait pas du tout du tout avec la tournure de la phrase que j'avais à retranscrire dans des conclusions : "Le Tribunal sera édifié en étant informé que la personne a avoué (...)" 

En effet, être édifié peut également avoir pour sens : instruire, renseigner ou éclaircir. 

J'aurais donc pu écrire : "Le Tribunal sera renseigné en étant informé..."

A très vite pour de prochains termes !


mardi 11 septembre 2012

Bientôt une nouvelle rubrique

Depuis le début de mon activité en transcription, que ce soit dans le domaine juridique ou celle de réunions IRP, j'ai toujours constaté que cela était très enrichissant du point de vue du vocabulaire.

J'apprends régulièrement de nouveaux termes pour lesquels je m'empresse d'aller regarder la signification dans le dictionnaire.

J'ai donc décidé d'en faire profiter mes lecteurs et lectrices, et d'ouvrir une nouvelle rubrique qui s'intitulera Lexique ou Vocabulaire : je ne suis pas encore fixée :-)

Alors à très vite pour mes premières définitions.




vendredi 24 août 2012

Pédale et logiciel retranscription

Suite à certaines conversations que j'avais pu avoir avec quelques unes de mes consœurs spécialisées en retranscription, j'ai décidé de suivre leur conseil et de m'intéresser à un outil que la plupart des télésecrétaires utilisent, à savoir une pédale.

Après quelques recherches sur internet, j'ai fixé mon choix sur une pédale d'un modèle Olympus : la RS28 et son logiciel DSS Player Standard.

Bien qu'un peu sceptique au moment de l'achat, je me suis lancée. Et je dois dire que je ne regrette pas du tout. Au bout de deux jours, j'avais déjà pris mes marques. J'ai été très surprise de constater que ma vitesse de retranscription avait doublé

De plus, le logiciel est très bien fait et pratique avec ça. Il me permet de trier mes fichiers audio par client, de mettre des commentaires, de placer des index, de passer d'un fichier à un autre sans perdre l'endroit où je m'étais arrêtée et d'avoir une petite barre de défilement du temps tout en saisissant. Enfin bref, je ne pourrais plus m'en passer !! 

Moralité : pour bien travailler, il faut de bons outils :-)

Alors, investissez !