La saisie de constats pour les Huissiers

Les huissiers de justice sont souvent bien mal aimés. Les gens pensent aussitôt à l'être désagréable qui vient sonner à la porte de personnes déjà en difficulté pour recouvrer des dettes. J'avoue qu'à mes débuts en 2010, je n'aurais jamais imaginé intervenir en tant que secrétaire juridique pour cette profession, mais je connaissais alors bien peu leur travail. Lorsque certains me demandent des précisions sur mon métier de secrétaire indépendante à distance et que j'indique intervenir pour des huissiers, beaucoup ouvrent très grand leurs yeux...

Ma mission principale avec Assistalinéa auprès des huissiers consiste en la saisie de constats. Certains pourraient penser que cette tâche est ennuyeuse, mais ils se trompent car la nature des dossiers est variée. 

Certes, je frappe majoritairement des constats d'état des lieux - j'admets qu'un constat de l'état des cages d'escaliers ou d'ascenseurs d'un immeuble qui fait 15 étages n'est pas des plus passionnants - mais parfois les constatations peuvent nous faire rêver ou voyager à l'évocation des matériaux utilisés dans chaque pièce ou à la description des extérieurs avec vue sur mer en entendant les cigales chanter. 

Il y a aussi tous les autres types de constats : tirages au sort, sites internet, échanges de mails ou de SMS, constats d'adultère... et je peux vous dire qu'il m'est parfois arrivé de pleurer, mais aussi de rire. 

Généralement, les constats qui me font pleurer sont ceux réalisés dans le cadre d'échanges de SMS ou d'enregistrements de discussions. Il s'agit généralement de conflits entre parents et certaines situations sont très difficiles. Je me demande souvent comment des personnes peuvent en arriver à se déchirer ainsi. Mon pire constat a été la transcription de messages d'une enfant en pleurs laissés sur le répondeur de son papa, lui expliquant qu'il lui manquait terriblement et qu'elle ne pouvait plus rester vivre avec sa maman. Il y avait tellement de sanglots et de désespoir dans sa voix que j'ai eu beaucoup de mal à m'en remettre. 

Un constat d'adultère m'a fait beaucoup sourire. Je ne savais alors même pas qu'il était possible de faire constater une telle situation. Je vous raconte : l'huissier frappe à la porte de l'amant, le monsieur vient ouvrir puis la femme trompant son mari apparaît dans l'escalier. L'huissier demande à la femme ce qu'elle fait ici et celle-ci répond : "Nous avons fait une partie de Monopoly" et l'amant ajoute "Ben oui, c'est long une partie de Monopoly". Ils s'en sont tenus à cette version durant toutes les constatations même lorsque l'huissier a visité la seule chambre dont les draps du lit étaient défaits et chauds avec des sous-vêtements au sol... faut le faire. 

Et mes plus gros fous-rires sont le plus souvent dus à la langue de mes clients qui fourche ou à l'huissier qui oublie d'étendre le dictaphone. Un jour, j'entends mon client demander au requérant s'il peut utiliser ses toilettes pour une envie pressante. Bon, ça peut arriver. Je m'attends à ce qu'il y ait une coupure dans l'enregistrement... mais non j'entends la braguette qui descend puis la suite... Le plus rigolo, c'est qu'une semaine plus tard, il est retourné chez la même personne vérifier que les travaux étaient effectués et je l'entends formuler la même demande et j'ai eu le droit à une deuxième tournée :-)

Enfin, tout ce pavé pour vous dire que je m'éclate toujours autant dans mon métier de secrétaire juridique et que le métier ne fait pas le moine. Un huissier, c'est quelqu'un qui sait faire preuve de patience, de sang-froid et d'humanité. Je vous invite d'ailleurs à lire cet article d'un professionnel : je suis huissier de justice et croyez moi je suis très heureux.

Bilan de mon activité de secrétaire indépendante avec Assist'alinéa

Je vais profiter de ce début d'année pour partager avec vous mon bilan de l'année 2012, deuxième année complète d'activité en tant que secrétaire indépendante. 

Tout d'abord parlons chiffre : mon CA a progressé de 62 %. Que dire à part que je suis ravie naturellement !!

Commençons par le seul hic de l'année : c'est la perte de mon client expert immobilier. Cela m'a chagriné au début, mais sachant que mon travail n'est pas en cause, je m'en suis vite remise :-)

Ensuite au niveau relation client : mes clients sont fidèles et me donnent davantage de travail, notamment en retranscription audio de réunion. Me voici en fin d'année avec 6 CE réguliers. Le dernier ayant été obtenu grâce à une de mes consœurs, que je remercie à nouveau vivement, qui a transmis mes coordonnées à son client puisqu'elle souhaitait arrêter cette prestation de retranscription. Je dirais que la seule contrainte tient dans le fait que les CE ont quasiment tous lieu en même temps... mais il suffit de faire un bon planning avec des objectifs à respecter et si vraiment je ne peux pas tout assumer, je sais que je peux compter sur mon amie et consoeur Nathalie Gonzales de Comme au Bureau que je remercie pour son aide et son amitié !

Pour ce qui est du secrétariat juridique, l'avocate qui m'avait annoncé en début d'année qu'elle embauchait une secrétaire à son cabinet, est revenue vers moi à peine deux mois plus tard pour le surcroît de travail ou lors des congés de son assistante. Elle me confie désormais des actes, ce qui n'était pas le cas au début de notre collaboration, ce qui rend d'autant plus intéressant mon travail.

Depuis le milieu de l'année, je travaille avec un nouvel avocat. Notre collaboration est très enrichissante, surtout qu'il a la gentillesse de prendre le temps de m'expliquer certains termes particuliers ou procédures. Je trouve cela passionnant. 

En plus de cela, je continue ma collaboration avec ma consoeur et amie, Séverine Derrien de Smart Secrétariat pour laquelle je travaille en cas de surcharge et que je remplace lorsqu'elle en a besoin. 2013 devrait être synonyme d'une beau partenariat puisqu'elle aura en retour également en charge mes clients en cas d'absence ou gros volume de travail. 

Maintenant que peut-on me souhaiter pour 2013 : un CA au moins égal, voire meilleur ; l'arrivée de nouveaux clients dans le domaine juridique et de belles missions de retranscription (la plus volumineuse depuis le début de mon activité devant arriver mi-janvier, youpi !!) ; tout ceci en pouvant souffler parfois un peu et prendre au moins une semaine de vacances sans mon pc.

Merci à toutes celles qui me lisent et m'encouragent.

A bientôt

Secrétaire indépendante : soigner ses réponses aux annonces ou demandes de devis

Lorsqu'une secrétaire indépendante répond à une offre de mission ou à une demande de devis, notamment pour de la transcription, il est important qu'elle soigne sa réponse afin de se démarquer des consœurs susceptibles de répondre également. 

J'avoue que depuis le début, lorsque je réponds à des annonces, j'envoie uniquement mon devis accompagné d'un petit message du type "Suite à votre annonce, vous trouverez patati patata..." mais je comprends désormais les raisons pour lesquelles je n'ai jamais eu de réponse positive par ce biais : ça fait réponse bateau et pas motivée... Les missions que j'ai décrochées, l'ont été suite à des conversations téléphoniques avec le prospect lors desquelles le contact est bien passé. 

Voulant absolument décrocher de nouveaux clients ou belles missions volumineuses, notamment en transcription audio, j'ai décidé de changer les choses. 

Suite à des retours, j'ai appris que les prospects ne regardent pas uniquement le prix, voire même que le prix n'est pas le critère de choix. Ils recherchent une certaine sécurité pour l'envoi de leur fichier son, qui peuvent parfois contenir des informations confidentielles. Ils souhaitent également en savoir plus sur notre façon de travailler et être rassuré sur le fait que le travail sera de qualité.

Il faut que nos réponses intègrent ses données. 

De plus, pour les travaux de transcription (ou retranscription, terme davantage utilisé même s'il ne devrait pas l'être), je vais mettre en place un petit questionnaire afin de coller le plus possible aux besoins des clients, car même s'il existe des usages, chaque client a une attente différente.

Et oui, les secrétaires indépendantes doivent se battre sur tous les fronts, référencement, prospection, communication ! 

Un petit conseil d'une secrétaire indépendante

Aujourd'hui, j'ai envie de vous faire part d'un petit conseil s'adressant aux secrétaires indépendantes, notamment à celles qui proposent des prestations de retranscription. 

Lorsqu'un client vous propose une nouvelle mission et que vos échanges se font par téléphone, il est impératif de confirmer par mail les propos échangés, consignes données et délai annoncé. En bref, il vous faut faire une petite retranscription de l'échange ;-)

Il se peut que parfois les interlocuteurs ne se soient pas totalement compris. Ou bien si l'échange téléphonique date un peu, il est possible qu'on ne se souvienne plus précisément des consignes données. Il se peut également que le client soit de mauvaise foi et assure vous avoir donné telle consigne ou tel délai, alors que personnellement vous êtes persuadé que le client vous a dit autre chose.

C'est la raison pour laquelle en confirmant immédiatement par écrit la conversation que l'on vient d'avoir, la personne qui reçoit le message peut tout de suite se rende compte qu'il y a une incompréhension, ce qui évite de rendre une transcription qui correspond pas du tout à l'attente du client. Surtout qu'en retranscription, il existe différents styles. 

De plus, une secrétaire indépendante doit absolument conserver une trace écrite des différents échanges, car ils peuvent servir de preuves en cas de litige, notamment devant un Tribunal dans le pire des cas.

Jusqu'à ce jour, je n'avais jamais mis en pratique ce bon conseil, mais voilà il m'a fallu être confrontée au problème pour ne plus jamais oublié de le faire !

Comment se référencer en tant que secrétaire indépendante

Il est effectivement très important pour une secrétaire indépendante d'être visible sur la toile et, par conséquent, de travailler son référencement. 

Pour cela, je m'affaire à enregistrer régulièrement Assist'alinéa sur différents annuaires. 

Le dernier annuaire en date, sur lequel je me suis inscrite, est réellement spécialisé pour les secrétaires indépendantes travaillant sur site ou à distance. Lexiris est un annuaire très professionnel. Il permet le référencement dans différentes prestations : secrétariat juridique, retranscription, saisie de constats d'huissiers, ... 

Lexiris propose également aux prospects de laisser des annonces ou offres de missions sur le site. Toutefois, si une secrétaire indépendante souhaite accéder directement aux coordonnées de l'annonceur, elle doit prendre un abonnement Premium. Je vous rassure : le coût de l'abonnement est minime en comparaison de ce qu'il peut nous rapporter.

De plus, Lexiris est très bien réalisé dans le sens où il explique vraiment aux prospects ce qu'est le métier de secrétaire indépendante, ainsi que les avantages pour chaque prestation.

Je vous invite vivement à vous référencer sur cette annuaire très pro !  

Ma journée type de télésecrétaire juridique indépendante

Aujourd'hui j'ai envie de vous décrire ma journée idéale en tant que télésecrétaire juridique indépendante. 

Etant une mampreneur, je débute ma journée en accompagnant ma fille à l'école. 

Dès mon retour, je consacre ma première demi-heure de travail à la lecture des mails, aux réponses à y apporter, à revoir ma to do list de la journée et s'il me reste du temps je fais un petit tour sur mes forums préférés ou réseaux sociaux.

Ensuite, je m'attaque à mes travaux de retranscription audio, et ce, jusqu'à ma pause déjeuner. En général le matin, j'aime bien me consacrer aux dictées de mes avocats, experts ou huissiers. Naturellement, je planifie toujours mes travaux en fonction des délais annoncés aux clients.

Juste avant de déjeuner, j'essaie de consacrer un peu de temps à mon blog ou aux forums si je n'en ai pas eu le temps le matin. En général, ma pause déjeuner dure moins d'une heure.

A la reprise, je vérifie mes mails. J'aime consacrer mon début d'après-midi à la retranscription des réunions pour lesquelles j'ai des délais plus longs que pour mes travaux juridiques. Je transcris majoritairement des réunions de CE. Lorsque je reçois une demande de devis pour ce type de travail, je suis assez exigeante. Je n'accepte ces missions que si le son est de qualité et les personnes disciplinées. C'est un choix, mais comme cela je m'assure un certain confort de travail.

Je travaille généralement sur ce travail jusqu'à 18h en ayant une coupure pour aller rechercher la puce à l'école.

Ensuite, les deux prochaines heures sont consacrées à la prospection et au référencement.

Je tiens à préciser que ceci est une journée idéale comme je les aime. Il faut savoir qu'en tant que secrétaire indépendante juridique, je suis souvent amenée à gérer des urgences et par conséquent à revoir au fur et à mesure mon organisation quotidienne.

Les statistiques de votre site de télésecrétaire juridique

Votre boîte mail vous semble vide. Vos journées vous paraissent peu chargées. Il est temps de reprendre la prospection ainsi que le référencement de votre site de secrétaire juridique indépendante.

Mais comment savoir que votre travail est efficace mis à part les demandes de renseignements ou de devis.

Pour ma part, j'utilise ce site : sitemeter. Cela me permet de connaître le nombre de visites par jour, le nombre de pages visionnées ainsi que la durée de la visite.

Par conséquent, après l'envoi d'un emailing, je peux voir si celui-ci a aiguisé la curiosité des destinataires.

Il en est de même pour le référencement, si mon site obtient davantage de visites cela signifie que mon travail est bon et qu'il faut que je continue dans cette voie.

Une secrétaire indépendante, peu importe sa spécialité, juridique ou autres, doit toujours veiller à être visible sur le net.