mardi 23 octobre 2012

Un petit conseil d'une secrétaire indépendante

Aujourd'hui, j'ai envie de vous faire part d'un petit conseil s'adressant aux secrétaires indépendantes, notamment à celles qui proposent des prestations de retranscription

Lorsqu'un client vous propose une nouvelle mission et que vos échanges se font par téléphone, il est impératif de confirmer par mail les propos échangés, consignes données et délai annoncé. En bref, il vous faut faire une petite retranscription de l'échange ;-)

Il se peut que parfois les interlocuteurs ne se soient pas totalement compris. Ou bien si l'échange téléphonique date un peu, il est possible qu'on ne se souvienne plus précisément des consignes données. Il se peut également que le client soit de mauvaise foi et assure vous avoir donné telle consigne ou tel délai, alors que personnellement vous êtes persuadé que le client vous a dit autre chose.

C'est la raison pour laquelle en confirmant immédiatement par écrit la conversation que l'on vient d'avoir, la personne qui reçoit le message peut tout de suite se rende compte qu'il y a une incompréhension, ce qui évite de rendre une transcription qui correspond pas du tout à l'attente du client. Surtout qu'en retranscription, il existe différents styles. 

De plus, une secrétaire indépendante doit absolument conserver une trace écrite des différents échanges, car ils peuvent servir de preuves en cas de litige, notamment devant un Tribunal dans le pire des cas.

Jusqu'à ce jour, je n'avais jamais mis en pratique ce bon conseil, mais voilà il m'a fallu être confrontée au problème pour ne plus jamais oublié de le faire !






3 commentaires:

  1. C'est en faisant des "erreurs" que l'on apprend ! Et il faut savoir se remettre en question, et bravo, c'est ce que tu fais !
    Je rajouterais que ce conseil est bon pour toutes autres prestations, cela ne concerne pas que la transcription pour moi.
    Idem aussi quand il s'agit de tarifs que l'on a peut-être négociés au tél... La confirmation par écrit doit devenir, pour toute secrétaire, un réflexe !
    Ainsi : les consignes sont claires pour tout le monde, pas d'ambiguîte. En cas de litige, la secrétaire est couverte par ces écrits, CONFIRMES par le donneur d'ordres.
    Cela peut paraître un peu lourd parfois, peut-être au début par le donneur d'ordres, mais cela prouve également le professionnalisme de la secrétaire, son implication et sa rigueur dans le travail.
    Bien sûr, après tout cela, il faut rendre un travail CONFORME a ce qui a été demandé, sinon cela risque de se retourner contre vous...

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  2. Excellent conseil que j'applique régulièrement voire systématiquement. Et comme le dit Nathalie, il faut essayer de prendre l'habitude de le faire pour chaque mission. Il n'y a rien de mieux pour clarifier une situation et travailler avec des bases saines. Et comme on dit "les paroles s'envolent mais les écrits restent".

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  3. Merci Nathalie et Julie pour vos commentaires et vos retours d'expérience.

    A bientôt :-)

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